TIETOSUOJASELOSTE

Academic Work välittää yksityisyydestäsi ja tietosuojastasi

Academic Workilla välitämme yksityisyydestäsi ja tietosuojastasi. Työskentelemme aktiivisesti tietosuojakysymysten kanssa varmistaaksemme, että keräämiämme henkilötietoja käsitellään vastuullisella ja turvallisella tavalla. Tällä sivulla voit saada lisää tietoja siitä, miten käsittelemme henkilötietojasi ja mitä oikeuksia sinulla on soveltuvien tietosuojasäännösten mukaan. Jos sinulla on kysymyksiä yksityisyyteen liittyvästä työstämme tai suorittamastamme henkilötietojesi käsittelystä, voit aina ottaa meihin yhteyttä seuraavaan sähköpostiosoitteeseen privacy@academicwork.fi.

Tietoa suorittamastamme henkilötietojesi käsittelystä

Mitä henkilötietoja keräämme ja miksi?

Academic Work kerää henkilötietoja sinusta tarjoamamme palvelun laajuudessa. Henkilötietojesi kerääminen ja sitä seuraava käsittely on välttämätöntä, jotta voimme täyttää velvollisuutemme sinua kohtaan käyttöehtojen mukaisesti tai siten, kun on välttämätöntä käsittelyn tarkoituksen täyttämiseksi. Meidän saattaa täytyä esimerkiksi säilyttää tiettyjä tietoja sinusta täyttääksemme lakisääteiset velvoitteet, kuten työlainsäädännön tai kirjanpitosääntelyn asettamat velvoitteet.

Miten saamme pääsyn henkilötietoihisi?

Sinusta säilyttämämme henkilötiedot ovat sellaisia, jotka olet antanut meille suurimmaksi osaksi kirjautuessasi käyttäjäksi internetsivuillemme tai kun haet Academic Workin kautta työpaikkaa.

Kenen kanssa jaamme henkilötietojasi?

Joissain tapauksissa saatamme jakaa henkilötietojasi ulkopuolisten osapuolten kanssa. Näitä voivat esimerkiksi olla myyjät tai viranomaiset, joille meillä on lakisääteinen velvollisuus antaa tiettyjä tietoja. Kun jaamme henkilötietojasi ulkopuolisen osapuolen kanssa, teemme niin ainoastaan tarkoituksiin, joihin tiedot alun perin kerättiin. Käytämme aina tarvittavia turvatoimenpiteitä varmistaaksemme, että ulkopuolinen osapuoli käsittelee tietojasi oikealla ja turvallisella tavalla, kuten solmimalla sitovia sopimuksia myyjiemme kanssa.

Henkilötietojasi voidaan jakaa seuraavien ulkopuolisten osapuolten kanssa:

Academic Work konsernin yhteisöt – Voimme joskus jakaa tietojasi muiden Konsernimme yhteisöjen kanssa. Näin voi tapahtua esimerkiksi rekrytointiprosessin yhteydessä, kun toinen yhteisö tarjoaa palveluita, jotka voivat johtaa henkilötietojesi käsittelyyn puolestamme.

Toimittajat ja yhteistyökumppanit – Voimme joskus jakaa henkilötietojasi toimittajillemme ja yhteistyökumppaneillemme, kuten IT-toimittajille säilytykseen ja operatiivisen toiminnan hallinnointiin sekä markkinointityökalujen, rekrytointityökalujen ja persoonallisuustestien toimittajille.

Viranomaiset – Jos kansallinen tai kansainvälinen lainsäädäntö edellyttää, saatamme joutua jakamaan henkilötietojasi viranomaisten kanssa, kuten Suomen veroviranomaisen (Verohallinto) tai Kansaneläkelaitoksen (Kela) kanssa.

Asiakkaat – Jos haet työpaikkaa Academic Workin kautta ja etenet rekrytointiprosessin kautta esitämme tietosi lopuksi asiakkaallemme. Asiakas on vastuussa siitä, miten he käsittelevät vastaanottamiaan tietoja. Jos sinulla on kysymyksiä siitä, miten asiakkaamme käsittelevät henkilötietojasi, suosittelemme kääntymään suoraan heidän puoleensa ja Academic Work avustaa sinua mielellään yhteydenottamisessa.

Voit aina ottaa meihin yhteyttä saadaksesi yksityiskohtaisempia tietoja siitä, mille ulkopuolisille osapuolille jaamme henkilötietojasi.

Missä käsittelemme henkilötietojasi?

Teemme aina parhaamme varmistaaksemme, ettei henkilötietojasi säilytetä tai muutoin käsitellä EU/ETA:n ulkopuolisissa maissa. Jos henkilötietojasi siirretään EU/ETA:n ulkopuolisiin maihin, käytämme tarvittavia suojatoimenpiteitä varmistaaksemme, että henkilötietojasi käsitellään tavalla, joka on soveltuvien tietosuojalakien mukainen, kuten käyttämällä asianmukaisia suojatoimenpiteitä siirrossa. Jos haluat kopion käytetyistä suojatoimenpiteistä tai jos haluat lisää tietoja siitä, missä henkilötietojasi käsitellään, voit aina olla meihin yhteydessä.

Mitä oikeuksia sinulla on?

Soveltuvat tietosuojalait antavat sinulle useita oikeuksia, kun henkilötietojasi käsitellään. Alta löydät lyhyen kuvauksen näistä oikeuksista. Sinulla olevat oikeudet voivat vaihdella riippuen, mihin tarkoituksiin käsittelemme tietojasi.

Oikeus suostumuksen peruuttamiseen - Kun oikeutemme käsitellä henkilötietojasi perustuu suostumukseesi, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi. Helpoin tapa peruuttaa suostumus on ottamalla yhteyttä privacy@academicwork.fi.

Oikeus saada pääsy tietoihin – Jos Academic Work käsittelee henkilötietojasi, sinulla on oikeus pyytää vahvistusta tästä seikasta ja saada tietoja käsittelystä. Sinulla on myös oikeus pyytää kopiota sinusta käsittelemistämme henkilötiedoista veloituksetta.

Oikeus tietojen oikaisemiseen – Joissain tapauksissa sinulla on oikeus pyytää Academic Workia oikaisemaan tietosi, jotka ovat mielestäsi virheelliset tai puutteelliset. Sinulla on joka tapauksessa aina mahdollisuus muuttaa tietoja, jotka olet lisännyt hakijaprofiiliisi. 

Vastustamisoikeus – Joissain tapauksissa sinulla on oikeus vastustaa Academic Workin suorittamaa henkilötietojesi käsittelyä, kuten silloin, kun se koskee suoramarkkinointia. Kaikissa tapauksissa, joissa käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun etumme perusteella (yllä olevan taulukon mukaisesti), sinulla on mahdollisuus vastustaa käsittelyä. Jos vastustat käsittelyä, lopetamme henkilötietojesi käsittelyn.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen – Joissain tapauksissa sinulla on oikeus pyytää Academic Workia rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä, esimerkiksi tapauksissa, joissa kiistät, että sinusta käsittelemämme tiedot ovat paikkansapitäviä. Voit tällaisissa tapauksissa pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä aikana, jolloin tarkistamme tietojesi paikkansapitävyyden. Niissä tapauksissa voimme käsitellä henkilötietojasi ainoastaan hyväksynnälläsi, lukuun ottamatta tilanteita, joissa Academic Work laatii, esittää tai puolustautuu oikeusvaateelta suojellakseen jonkun muun oikeutta tai suojellakseen tärkeää julkista etua.

Oikeus tietojen poistamiseen – Joissain tapauksissa sinulla on oikeus pyytää Academic Workia poistamaan henkilötietosi. Tämä oikeus soveltuu seuraavissa tilanteissa:

  •  Jos henkilötietojasi käsitellään laittomalla tavalla.
  • Jos vastustat oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä ja syysi vastustamiselle on painavampi kuin etumme.
  • Jos tiedot eivät enää ole välttämättömiä tarkoituksiin, joihin ne kerättiin.
  • Jos peruutat suostumuksesi eikä meidän tarvitse säilyttää tietojasi muihin tarkoituksiin, kuten lakisääteisten velvollisuuksien vuoksi.
  • Jos vastustat suorittamaamme henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin eikä meidän tarvitse käsitellä tietojasi muihin tarkoituksiin.
  • Jos henkilötietosi on poistettava lakisääteisen velvollisuuden vuoksi.

Ota ystävällisesti huomioon, että meillä saattaa joka tapauksessa olla velvollisuus tallentaa henkilötietosi esimerkiksi kanssasi tehdyn sopimuksen tai lakisääteisen velvollisuuden takia. Näissä tapauksissa käsittelemme henkilötietojasi ainoastaan sanottuun tarkoitukseen.  

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen – Tapauksissa, joissa käsittelemme henkilötietojasi suostumuksellasi tai täyttääksemme sopimuksen kanssasi, sinulla on oikeus saada meille antamasi henkilötiedot jäsennellyssä muodossa.

Jos haluat käyttää oikeuksiasi, voit aina olla meihin yhteydessä alla olevien yhteystietojen välityksellä. Jos et ole tyytyväinen siihen, miten Academic Work käsittelee henkilötietojasi, sinulla on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Suomessa se on tietosuojavaltuutetun toimisto.

Muutokset tietosuojaan liittyvissä tiedoissamme

Voimme ajoittain tehdä muutoksia tähän informaatiotekstiin. Uusin versio on aina saatavilla internetsivuiltamme. Kun laajempia päivityksiä tehdään (kuten muutoksia tarkoituksiin, joihin käsittelemme henkilötietojasi tai muutoksia siihen, mitä henkilötietoja sinusta käsittelemme), lähetämme uuden version informaatiotekstistä sähköpostiosoitteeseen, jonka olet meille antanut. 

Miten voit olla yhteydessä meihin?

Academic Work Finland Oy (Y-tunnus: 2756351-6) on henkilötietojesi käsittelyssä rekisterinpitäjä. Seuraamme soveltuvaa eurooppalaista ja suomalaista tietosuojalainsäädäntöä ja meillä on sitoutunut tietosuojatiimi, joka työskentelee aktiivisesti tietosuojakysymysten kanssa varmistaakseen, että käsittelemme tietojasi vastuullisella ja turvallisella tavalla. Kansalliset Tietosuoja-asiantuntijamme vastaavat mielellään kysymyksiisi ja voit aina ottaa yhteyttä osoitteeseen privacy@academicwork.fi.

Academic Work Finland Oy

Ruoholahdenkatu 23

00180 Helsinki

Puhelin: +358 10 680 5600

 


 

privacy policy

Academic Work cares about your personal integrity 

At Academic Work, we care about protecting your personal integrity. To make sure that the personal data we collect is processed in a responsible and secure manner, we work actively with data protection issues. On this page, you can learn more about how we process your personal data and what rights you have according to applicable privacy regulations. If you have any questions about our privacy work or our processing of your data, you are always welcome to contact us at privacy@academicwork.fi.

Information about our processing of your personal data 

What personal data do we collect and why?

Academic Work will collect personal data about you within the scope of the services we provide. The collection and subsequent processing of your data is necessary in order for us to fulfil our obligations towards you in accordance with the User Terms or as further needed to fulfil the data processing purpose. For example, we may need to keep certain data about you in order to fulfil legal obligations, such as those imposed by labour law or accounting regulations.

The chart below presents what personal data about you that we process and for what purposes.

 

How do we get access to your personal data?

The personal data we store about you is data that you have provided to us, most of it when you register as a user on our website or when you apply for a job via Academic Work. 

Who will we share your personal data with?

In some cases, we might share your personal data with external parties. This might, for example, be vendors or authorities that we are under a legal obligation to provide with certain information. When we share your personal data with an external party, it will only be for those purposes for which the data was initially collected. We will always take the necessary precautions to ensure that the external party processes your data in a correct and secure manner, such as by entering into binding agreements with our vendors.

Your personal data may be shared with the following external parties:

Entities in Academic Work Group – Sometimes, we may share your information with other entities in our Group. For example, this may occur during a recruitment process when the other entity provides services that may result in processing your data on our behalf.

Vendors – We may sometimes share your personal data with our vendors, such as IT vendors for storage and operations management, vendors of marketing tools, recruitment tools, and personality tests.

Authorities – If required by national or international legislations, we may need to share your personal data with authorities, such as the Finnish Tax Administration (Verohallinto) or the Social Insurance Institution of Finland (Kansaneläkelaitos, Kela).

Clients – If you apply for a job via Academic Work and progress through the recruitment process we will, at the end of the process, present your information to our client. The recruiting client is responsible for how they handle the data that they receive. If you have questions about how our clients handle your personal data, we recommend that you turn directly to them, and Academic Work is happy to assist you in contacting them.

You are always welcome to contact us for more detailed information about which external parties we share your personal data with.

Where do we process your personal data?

We always do our best to make sure that your personal data is not stored or otherwise processed in countries outside of the EU/EEA. If your personal data is transferred to countries outside the EU/EEA, we will use the necessary safeguards to ensure that your personal data is processed in a way that is in accordance with applicable privacy regulations, such as appropriate safeguards for the transfer. If you would like a copy of the safeguards used or if you would like more information about where your personal data is processed, you are always welcome to contact us.

What rights do you have?

Applicable privacy regulations provide you with a number of rights when your personal data is processed. Below you will find a short description of those rights. What rights you have may vary, depending upon the purposes for which we are processing your data.

Right to withdraw consent - When our right to process your personal data is based on your consent, you always have the right to withdraw your consent. The easiest way for you to do this is by contacting privacy@academicwork.fi.

Right to access – If Academic Work is processing your personal data, you have the right to request a confirmation of this fact and to receive information about the processing. You also have the right to ask for a copy of the personal data we process about you without cost.

Right to rectification – In some cases, you have the right to ask Academic Work to rectify your data that you consider to be incorrect or incomplete. Nonetheless, you always have the possibility to change information that you have added to your candidate profile.

Right to object – In some cases, you have the right to object to Academic Work’s processing of your personal data, such as when it concerns direct marketing. In all cases where we process your personal data based on our legitimate interest (according to the tablet above), you have the possibility to object to the processing. If you should so object, we will stop processing your personal data.

Right to restriction – In some cases, you have the right to ask that Academic Work restrict the processing of your personal data, for example, in cases where you contest that the data we process about you is correct. You can in such cases ask us to restrict the processing of your personal data during the time it takes for us to verify the correctness of your data. In those cases, we are only allowed to process your data with your approval, with the exception of Academic Work determining, claiming or defending legal claims in order to protect someone else’s right or to protect an important public interest.

Right to erasure – In some cases, you have the right to ask Academic Work to delete your personal data. This right is applicable in the following cases:

  • If the data is no longer necessary for the purposes it was collected for.
  • If you withdraw your consent and we do not need to keep your data for other purposes, such as due to legal obligations.
  • If you object to processing based on legitimate interest and your reason for objection weighs heavier than our interest.
  • If you object to our processing of your data for direct marketing purposes and we do not need to process your data for other purposes.
  • If your personal data is processed in an illegal manner.
  • If your personal data must be deleted due to legal obligations 

Please note that there might be an obligation for us to save your personal data anyway, for example due to an agreement with you or due to legal obligations. In those cases, we will only process your personal data for this purpose.

Right to data portability – In cases where we process your personal data with your consent, or to fulfil and agreement with you, you have the right to receive your personal data that you have provided us with in a structured format.

If you would like to exercise your rights, you are always welcome to contact us via the contact information found below. If you are not pleased with how Academic Work processes your personal data, you always have the right to file a complaint with the supervisory authority. In Finland it is the Office of the Data Protection Ombudsman.

Changes in our privacy information

From time to time, we might make changes to this privacy information text. The latest version will always be available at our website. When more extensive updates are made (such as changes in the purposes for which we process your information or changes regarding what personal data we process about you) we will send out a new version of the information text to the email address you have provided us with.

How can you get in touch with us?

Academic Work Finland Oy (business ID: 2756351-6) is the data controller for the processing of your personal data. We follow applicable European and Finnish data protections legislations and have a committed privacy team that actively works with data protection issues to ensure that we process your data in a responsible and secure manner. Our national Data Protection Specialists are happy to answer any questions you may have, and you are always able to contact us at privacy@academicwork.fi.

Academic Work Finland Oy

Ruoholahdenkatu 23

00180 Helsinki

Telephone: +358 10 680 5600

Jaa