Office Coordinator, osa-aika, Helsinki (hybrid)

Tehtävänkuvaus

Tehtäväkokonaisuus muodostuu laaja-alaisista yleishallinnollisista, toimistoon liittyvistä sekä markkinointia tukevista vastuista. Työsuhde on osa-aikainen ja työtä on tarjolla 22,5 tuntia viikossa. Voit joko tehdä viisi lyhyempää työpäivää viikossa (tämä olisi ensisijainen toive) tai kolme kokonaista työpäivää.

Asiakkaallamme työskennellään hybridimallissa niin, että ainakin 30 % työajasta ollaan läsnä toimistolla. Tehtävässä pääsee aloittamaan heti ja työsuhteen kesto on syyskuun 2026 loppuun saakka.

Työtehtävät

Yleishallinnollisiin tehtäviin kuuluu toimiminen toimiston yhteyshenkilönä, sisäinen tiedottaminen sekä erilaisten tilausten hoitaminen, kuten toimisto- ja IT‑tarvikkeet, keittiöhankinnat ja tukipyynnöt. Keskeinen osa roolia on sisäisen viestinnän ylläpito intranetin, HR‑työkalujen ja koulutusten kautta sekä nimitysuutisten ja organisaatiokaavioiden ajantasaisuus.

Travel Manager ‑vastuisiin sisältyy matkalaskujen käsittelyyn liittyvä neuvonta ja tuki sekä matkustamiseen liittyvien prosessien ohjeistus. Lisäksi tehtäviin kuuluu sisäisten ja ulkoisten tapahtumien ja kokousten järjestäminen, mukaan lukien varaukset, toimittajayhteydet, tarjoilut, materiaalit, somistus ja käytännön viestintä. Kulkuoikeuksien, jakelulistojen ja liikelahjojen hallinta täydentävät kokonaisuutta.

Markkinoinnin osalta rooli painottuu verkkosivujen ylläpitoon, tapahtuma- ja messujärjestelyihin, sosiaalisen median päivityksiin sekä sisällöntuotantoon ja materiaalien lokalisointiin. Tehtäviin kuuluu myös kohderyhmien rakentaminen myynnin kanssa, paikallisten kampanjoiden toteutuksen tukeminen sekä toimistojen yleisilmeen ja sujuvan arjen varmistaminen usealla paikkakunnalla.

Etsimme

• Kaupallinen tai tekninen koulutustausta (esim. AMK)
• Aiempaa työkokemusta assistentin tai koordinaattorin tehtävistä
• Sujuva suomen ja englannin kielen taito
• Erinomaiset organisointitaidot
• Tarkka, täsmällinen ja itseohjautuva työskentelyote
• Erinomaiset yhteistyö- ja vuorovaikutustaidot

Rekrytointiprosessimme

Academic Work hoitaa tätä hakua asiakkaansa puolesta, jonka toiveena on kaikkien tehtävää koskevien kysymysten osoittaminen Academic Workille.

Hakijoita haastatellaan jatkuvasti ja mikäli olemme edenneet jo rekrytointiprosessissa pidemmälle, saatamme sulkea haun ennen lopullisia valintoja. Valintaprosessiin sisältyvät luonteenpiirteitä sekä kognitiivista kykyä mittaavat testit. Testit toimivat työkaluina oikean tekijän löytämiseksi tehtävään sekä takaavat tasa-arvoisen ja oikeudenmukaisen arvioinnin.