Projektiassistentti (matkavaraukset ja viisumit), Espoo

Tehtävänkuvaus

Tässä roolissa tuet toimitustiimejä kansainvälisissä laitetoimitusprojekteissa osana dokumentinhallinta- ja projektitukitiimiä. Vastaat monipuolisista projektin tukitehtävistä, kuten matka- ja majoitusjärjestelyistä, viisumi- ja työlupaprosesseista sekä kokousten organisoinnista. Tehtävässä edellytetään toimistolla oloa Espoossa 2-3 päivää viikossa. Kuulet lisää asiakasyrityksestä rekrytointiprosessin edetessä.

Tarjoamme mahdollisuuden työskennellä kansainvälisissä projekteissa osana ammattitaitoista tiimiä. Tehtävä on määräaikainen elokuun loppuun, mutta jatko on mahdollinen projektikuormasta riippuen.

Työtehtävät

• Matkavarauksien, hotellimajoitusten ja maaliikenteiden järjestäminen projektihenkilöstölle ja asiakkaille.
• Viisumikutsukirjeiden valmistelu sekä viisumi- ja työlupaprosessien hoitaminen projektihenkilöstölle eri maihin.
• Kokousten järjestäminen sekä toimiston sisällä että sen ulkopuolella.
• Henkilökohtaisten suojavarusteiden, liikelahjojen ja käyntikorttien tilaaminen.
• Matkoihin liittyvien laskujen käsittely ja matkustajaprofiilien ylläpito.
• Luottamuksellisen ja henkilökohtaisen tiedon turvallinen käsittely.

Etsimme

• Vastaavaa kokemusta projektiassistentin tehtävistä, vähintään neljän vuoden ajalta.
• Sujuva suomen ja englannin kielen taito (suullinen ja kirjallinen) liiketoimintaympäristössä.
• Hyvät taidot MS Office -ympäristössä sekä laskujen käsittely- ja matkakulutyökalujen käytössä.
• Hyvä ymmärrys viisumi-, työviisumi- ja työlupahakemusprosesseista eri maissa.
• Hyvä ymmärrys matkustusturvallisuudesta ja matkoihin liittyvän henkilötiedon turvallisesta käsittelystä.
• Kyky priorisoida, työskennellä paineen alla ja sopeutua nopeisiin muutoksiin.
• Järjestelmällinen ja huolellinen työote yksityiskohtiin keskittyen.

Arvostamme, jos sinulla on

• Muu kielitaito katsotaan merkittäväksi eduksi.
• Kansainvälinen työkokemus ja kulttuurinen ymmärrys.
• Kyky työskennellä itsenäisesti ja osana tiimiä.

Rekrytointiprosessimme

Academic Work hoitaa tätä hakua asiakkaansa puolesta, jonka toiveena on kaikkien tehtävää koskevien kysymysten osoittaminen Academic Workille.

Hakijoita haastatellaan jatkuvasti ja mikäli olemme edenneet jo rekrytointiprosessissa pidemmälle, saatamme sulkea haun ennen lopullisia valintoja. Valintaprosessiin sisältyvät luonteenpiirteitä sekä kognitiivista kykyä mittaavat testit. Testit toimivat työkaluina oikean tekijän löytämiseksi tehtävään sekä takaavat tasa-arvoisen ja oikeudenmukaisen arvioinnin.