Toimistoassistentti, Philips, Espoo

Tehtävänkuvaus

Philips on johtava terveysteknologia-alan yritys, joka pyrkii parantamaan ihmisten elämää kestävien innovaatioiden avulla – kohti parempaa huomista. Toimistoassistenttina työskentelet keskeisessä roolissa organisaation arjen sujuvuuden varmistamisessa. Toimit linkkinä sisäisten tiimien, johtoryhmän ja ulkoisten sidosryhmien välillä, varmistaen, että käytännön järjestelyt toimivat ja tieto kulkee oikeille tahoille oikeaan aikaan. Vastaat mm. ostotilausten ja laskujen hallinnoimisesta, matkajärjestelyistä sekä tarvittavien dokumenttien valmistelusta. Osallistut tapahtumien, kuten kokousten ja asiakastilaisuuksien järjestämiseen ja teet yhteistyötä markkinointitiimin kanssa paikallisissa järjestelyissä. Lisäksi tuet myyntiorganisaatiota avustamalla tapahtumissa, materiaalitilauksissa, raporttien tarkastelussa sekä muissa arjen tehtävissä.

Tarjoamme

• Merkityksellinen työ: Philips kehittää innovaatioita, jotka parantavat ihmisten terveyttä ja hyvinvointia – työlläsi on aitoa vaikutusta.
• Kansainvälinen ja moniammatillinen työyhteisö: Teet tiivistä yhteistyötä eri alojen asiantuntijoiden kanssa niin paikallisella kuin globaalilla tasolla.
• Mahdollisuus ammatilliseen kasvuun: Pääset rakentamaan asiantuntijuuttasi mielenkiintoisten tuotteiden ja innovaatioiden parissa.

Työtehtävät

• Maajohtajan, tiiminvetäjien ja myyntiorganisaation avustaminen hallinnollisissa tehtävissä
• Ostotilauksien hallinnointi ja ostolaskujen käsittely
• Kalenterinhallinta sekä erilaisten tapahtuma- ja matkajärjestelyiden koordinoiminen
• Sähköpostin ja saapuvan postin käsittely
• Materiaalien tuottaminen ja dokumentointitehtävät Office-ympäristössä
• Tiivis yhteistyö paikallisten ja kansainvälisten tiimien kanssa

Etsimme

• Tehtävään soveltuva koulutustausta (esim. johdon assistentin koulutus)
• Aikaisempi työkokemus vastaavista hallinnollisista tukitehtävistä
• Sujuva suomen ja englannin kielen taito
• Microsoft Office-ohjelmistojen hyvä hallinta (Excel, PowerPoint, Word, Outlook)

Arvostamme, jos sinulla on

• Osaamista tapahtumien suunnittelussa ja järjestämisessä
• Kokemusta Salesforce- järjestelmän käyttämisestä

Menestyäksesi roolissa olet:

• Itsenäinen
• Järjestelmällinen
• Ulospäinsuuntautunut ja hyvät vuorovaikutustaidot omaava

Rekrytointiprosessimme

Academic Work hoitaa tätä hakua asiakkaansa puolesta, jonka toiveena on kaikkien tehtävää koskevien kysymysten osoittaminen Academic Workille.

Hakijoita haastatellaan jatkuvasti ja mikäli olemme edenneet jo rekrytointiprosessissa pidemmälle, saatamme sulkea haun ennen lopullisia valintoja. Valintaprosessiin sisältyvät luonteenpiirteitä sekä kognitiivista kykyä mittaavat testit. Testit toimivat työkaluina oikean tekijän löytämiseksi tehtävään sekä takaavat tasa-arvoisen ja oikeudenmukaisen arvioinnin.