Academic Work välittää yksityisyydestäsi ja tietosuojastasi
Academic Workilla välitämme yksityisyydestäsi ja tietosuojastasi. Työskentelemme aktiivisesti tietosuojakysymysten kanssa varmistaaksemme, että keräämiämme henkilötietoja käsitellään vastuullisella ja turvallisella tavalla. Tällä sivulla voit saada lisää tietoja siitä, miten käsittelemme henkilötietojasi ja mitä oikeuksia sinulla on soveltuvien tietosuojasäännösten mukaan. Jos sinulla on kysymyksiä yksityisyyteen liittyvästä työstämme tai suorittamastamme henkilötietojesi käsittelystä, voit aina ottaa meihin yhteyttä osoitteessa privacy@academicwork.fi.
Tietoa suorittamastamme henkilötietojesi käsittelystä
Mitä henkilötietoja keräämme ja miksi?
Academic Work kerää henkilötietoja sinusta tarjoamamme palvelun laajuudessa. Henkilötietojesi kerääminen ja sitä seuraava käsittely on välttämätöntä, jotta voimme täyttää velvollisuutemme sinua kohtaan käyttöehtojen mukaisesti tai siten kuin on välttämätöntä käsittelyn tarkoituksen täyttämiseksi. Meidän saattaa täytyä esimerkiksi säilyttää tiettyjä tietoja sinusta täyttääksemme lakisääteiset velvoitteet, kuten työlainsäädännön tai kirjanpitosääntelyn asettamat velvoitteet.
Keräämme myös luvallasi henkilötietojasi evästeiden avulla, kun vierailet internetsivullamme. Internetsivun vierailijana sinulla ei ole velvollisuutta antaa meille pääsyä henkilötietoihisi ja voit välttää tämän olemalla hyväksymättä evästekäytäntöämme laitteellasi. Voit lukea evästekäytännöstämme lisää siitä, miten ja milloin käytämme evästeitä.
Täältä löydät yhteenvedon siitä, mitä sinuun liittyviä henkilötietoja käsittelemme ja mihin tarkoituksiin.
Miten saamme pääsyn henkilötietoihisi?
Sinusta säilyttämämme henkilötiedot ovat sellaisia, jotka olet antanut meille suurimmaksi osaksi kirjautuessasi käyttäjäksi internetsivuillemme, hakiessasi Academic Workin kautta työpaikkaa tai ollessasi meihin yhteydessä muutoin liittyen palveluihimme ja toimintaamme, tai jotka olet jakanut julkisesti työelämään liittyvillä alustoilla, kuten LinkedIn.
Kenen kanssa jaamme henkilötietojasi?
Joissain tapauksissa saatamme jakaa henkilötietojasi ulkopuolisten osapuolten kanssa. Näitä voivat esimerkiksi olla toimittajat tai viranomaiset, joille meillä on lakisääteinen velvollisuus antaa tiettyjä tietoja. Kun jaamme henkilötietojasi ulkopuolisen osapuolen kanssa, teemme niin ainoastaan tarkoituksiin, joihin tiedot alun perin kerättiin. Käytämme aina tarvittavia turvatoimenpiteitä varmistaaksemme, että ulkopuolinen osapuoli käsittelee tietojasi oikealla ja turvallisella tavalla, kuten solmimalla sitovia sopimuksia toimittajiemme kanssa.
Henkilötietojasi voidaan jakaa seuraavien ulkopuolisten osapuolten kanssa:
Academic Work -konsernin yhteisöt – Voimme joskus jakaa tietojasi muiden konsernimme yhteisöjen kanssa. Näin voi tapahtua esimerkiksi rekrytointiprosessin yhteydessä, kun toinen yhteisö tarjoaa palveluita, jotka voivat johtaa henkilötietojesi käsittelyyn puolestamme tai kun tietojasi käsitellään koko konsernin käyttämissä järjestelmissä.
Toimittajat ja yhteistyökumppanit – Voimme joskus jakaa henkilötietojasi toimittajillemme ja yhteistyökumppaneillemme, kuten IT-toimittajille säilytykseen ja operatiivisen toiminnan hallinnointiin sekä markkinointityökalujen, rekrytointityökalujen ja persoonallisuustestien toimittajille. Academic Work toimii yhdessä Alva Labsin kanssa yhteisrekisterinpitäjänä psykometrisissä testeissä, jotka ovat osa Academic Workin rekrytointiprosessia. Tarkoittaen, että Academic Work ja Alva Labs jakavat vastuun henkilötietojen käsittelystä testien osalta. Jotta testit ovat hakijoiden saataville rekrytointiprosessin aikana, Academic Work jakaa henkilötietoja Alva Labsin kanssa. Alva Labsin yhteystiedot: legal@alvalabs.io.
Viranomaiset – Jos kansallinen tai kansainvälinen lainsäädäntö edellyttää, saatamme joutua jakamaan henkilötietojasi viranomaisten kanssa, kuten Suomen veroviranomaisen (Verohallinto) tai Kansaneläkelaitoksen (Kela) kanssa.
Asiakkaat – Jos haet työpaikkaa Academic Workin kautta ja etenet rekrytointiprosessissa kauttamme, esitämme tietosi lopuksi asiakkaallemme. Asiakas on vastuussa siitä, miten he käsittelevät vastaanottamiaan tietoja. Jos sinulla on kysymyksiä siitä, miten asiakkaamme käsittelevät henkilötietojasi, suosittelemme kääntymään suoraan heidän puoleensa. Academic Work avustaa sinua mielellään yhteydenotossa.
Voit aina ottaa meihin yhteyttä saadaksesi yksityiskohtaisempia tietoja siitä, mille ulkopuolisille osapuolille jaamme henkilötietojasi.
Missä käsittelemme henkilötietojasi?
Teemme aina parhaamme varmistaaksemme, ettei henkilötietojasi säilytetä tai muutoin käsitellä EU/ETA:n ulkopuolisissa maissa. Jos henkilötietojasi siirretään EU/ETA:n ulkopuolisiin maihin, käytämme tarvittavia suojatoimenpiteitä varmistaaksemme, että henkilötietojasi käsitellään tavalla, joka on soveltuvien tietosuojalakien mukainen, kuten käyttämällä asianmukaisia suojatoimenpiteitä siirrossa. Toimittajamme saattavat käsitellä henkilötietojasi Norjassa, Sveitsissä, Kanadassa, Iso-Britanniassa tai Yhdysvalloissa. Näissä tapauksissa sovelletaan Tietosuoja-asetuksen artikla 45:n mukaista päätöstä riittävästä tietojen suojaamisen tasosta tai Euroopan komission vakiolausekkeiden, artiklan 46 suojatoimia. Jos tietojasi siirretään EU/ETA:n ulkopuolelle, varmistamme riittävät turvatoimet (kuten vakiolausekkeiden, sopimusteknisten, organisaatiotasoisten ja/tai teknisten suojausten käyttö), eli tietojasi käsitellään tavalla, joka täyttää asetuksen vaatiman suojauksen tason.
Jos haluat kopion käytetyistä suojatoimenpiteistä tai jos haluat lisää tietoja siitä, missä henkilötietojasi käsitellään, voit aina olla meihin yhteydessä.
Lainmukainen peruste
Academic Workin vastuulla on esittää lainmukainen peruste jokaiselle henkilötietojen käsittelylle. Jos lainmukaista perustetta ei ole, käsittely ei ole laillista, eikä siten sallittua. Yksityisten yritysten osalta perusteet voidaan pääosin jaotella seuraaviin neljään luokkaan:
- Suostumus
- Sopimuksen täytäntöönpano
- Lakisääteinen velvoite
- Oikeutettu etu
Kun perusteena käytetään oikeutettua etua, suoritamme aina huolellisen arvion, missä otamme omien tietojesi käsittelyä puoltavien perusteidemme lisäksi huomioon sinun oikeutesi kieltää niiden käsittely. Se, mikä kulloinkin on Academic Workin oikeutettu etu, on tilannekohtaista ja yksityiskohtaisen listan näistä tilanteista löydät täältä.
Mitä oikeuksia sinulla on?
Soveltuvat tietosuojalait antavat sinulle useita oikeuksia, kun henkilötietojasi käsitellään. Alta löydät lyhyen kuvauksen näistä oikeuksista. Sinulla olevat oikeudet voivat vaihdella riippuen siitä, minkä tarkoitusten vuoksi käsittelemme tietojasi. Kuten edellä on mainittu, Academic Work ja Alva Labs toimivat yhteisrekisterinpitäjinä koskien rekrytointitestien yhteydessä käsiteltäviä henkilötietoja. Voit siis olla yhteydessä myös Alva Labsiin liittyen oikeuksiisi. Alva Labsin yhteystiedot: Alva Labs: legal@alvalabs.io, Alva Labs DPO: dpo.alvalabs@gdprhero.se.
Oikeus saada tietoa – Sinulla on oikeus saada tieto siitä, miten käsittelemme henkilötietojasi. Selvitys henkilötietojen käsittelystä tulee meidän toimestamme tarjota silloin, kun tietoa kerätään sekä erikseen pyytäessä. Tästä voit lukea lisää alta, kohdasta ’’Oikeus saada pääsy tietoihin’’. Jos henkilötiedoillesi tapahtuu jotain, mikä voi aiheuttaa sinulle haittaa, meillä on velvollisuus ilmoittaa tästä sinulle. Lisätietoa oikeudestasi saada tietoa löydät täältä.
Oikeus suostumuksen peruuttamiseen - Kun oikeutemme käsitellä henkilötietojasi perustuu suostumukseesi, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi. Helpoin tapa peruuttaa suostumus on ottamalla yhteyttä privacy@academicwork.fi. Kunnes perut suostumuksesi, meillä on lainmukainen peruste ja siten oikeus käsitellä henkilötietojasi. Suostumuksen perumisen jälkeen keskeytämme tietojesi käsittelyn.
Oikeus saada pääsy tietoihin – Jos Academic Work käsittelee henkilötietojasi, sinulla on oikeus pyytää vahvistusta tästä seikasta ja saada tietoja käsittelystä. Sinulla on myös oikeus pyytää kopiota sinusta käsittelemistämme henkilötiedoista veloituksetta.
Oikeus tietojen oikaisemiseen – Joissain tapauksissa sinulla on oikeus pyytää Academic Workia oikaisemaan tietosi, jotka ovat mielestäsi virheelliset tai puutteelliset. Sinulla on joka tapauksessa aina mahdollisuus muuttaa tietoja, jotka olet lisännyt hakijaprofiiliisi.
Vastustamisoikeus – Joissain tapauksissa sinulla on oikeus vastustaa Academic Workin suorittamaa henkilötietojesi käsittelyä, kuten silloin, kun se koskee suoramarkkinointia. Kaikissa tapauksissa, joissa käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun etumme perusteella (yllä olevan taulukon mukaisesti), sinulla on mahdollisuus vastustaa käsittelyä. Jos vastustat käsittelyä, lopetamme henkilötietojesi käsittelyn.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen – Joissain tapauksissa sinulla on oikeus pyytää Academic Workia rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä, esimerkiksi tapauksissa, joissa kiistät, että sinusta käsittelemämme tiedot ovat paikkansapitäviä. Voit tällaisissa tapauksissa pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä aikana, jolloin tarkistamme tietojesi paikkansapitävyyden. Niissä tapauksissa voimme käsitellä henkilötietojasi ainoastaan hyväksynnälläsi, lukuun ottamatta tilanteita, joissa Academic Work laatii, esittää tai puolustautuu oikeusvaateelta suojellakseen jonkun muun oikeutta tai suojellakseen tärkeää julkista etua.
Oikeus tietojen poistamiseen – Joissain tapauksissa sinulla on oikeus pyytää Academic Workia poistamaan henkilötietosi. Tämä oikeus soveltuu seuraavissa tilanteissa:
- Jos tiedot eivät enää ole välttämättömiä tarkoituksiin, joihin ne kerättiin.
- Jos peruutat suostumuksesi eikä meidän tarvitse säilyttää tietojasi muihin tarkoituksiin, kuten lakisääteisten velvollisuuksien vuoksi.
- Jos vastustat oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä ja syysi vastustamiselle on painavampi kuin etumme.
- Jos vastustat suorittamaamme henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin eikä meidän tarvitse käsitellä tietojasi muihin tarkoituksiin.
- Jos henkilötietojasi käsitellään laittomalla tavalla.
- Jos henkilötietosi on poistettava lakisääteisen velvollisuuden vuoksi.
Ota ystävällisesti huomioon, että meillä saattaa joka tapauksessa olla velvollisuus tallentaa henkilötietosi esimerkiksi kanssasi tehdyn sopimuksen tai lakisääteisen velvollisuuden takia. Näissä tapauksissa käsittelemme henkilötietojasi ainoastaan sanottuun tarkoitukseen. Joissain tilanteissa lakien ja säädösten vaatimukset tietojen säilytyksestä ja käsittelystä saattavat ylittää oikeutesi vaatia tietojen poistamista. Näissä tilanteissa meidän vastuullamme on esittää lainmukainen peruste tietojesi käsittelyn jatkamiselle. Sinulla on myös oikeus vastustaa tietojesi käyttöä tiettyihin tarkoituksiin, kuten suoramarkkinointiin, mistä voit lukea lisää otsikon ’’Vastustamisoikeus’’ alta.
Lisää tietoa oikeudesta tietojen poistamiseen, löydät täältä.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen – Tapauksissa, joissa käsittelemme henkilötietojasi suostumuksellasi tai täyttääksemme sopimuksen kanssasi, sinulla on oikeus saada meille antamasi henkilötiedot jäsennellyssä muodossa. Voit tehdä tällaisen poiminnan Omilla Sivuillasi osoitteessa www.academicwork.fi. Kun käytät oikeuttasi tietojen siirtoon, olet oikeutettu siirtämään henkilötietosi suoraan Academic Workiltä toisen ylläpitäjän rekisteriin, olettaen sen olevan teknisesti mahdollista.
Jos haluat käyttää oikeuksiasi, voit aina olla meihin yhteydessä alla olevien yhteystietojen välityksellä. Jos et ole tyytyväinen siihen, miten Academic Work käsittelee henkilötietojasi, sinulla on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, ensisijaisesti siinä EU-maassa, jossa asut, työskentelet, tai jossa väitetty rikkomus on tapahtunut. Suomessa toimivaltainen viranomainen on Tietosuojavaltuutettu.
Evästeet
Lisätietoa käyttämistämme evästeistä löydät täältä.
Muutokset tietosuojaan liittyvissä tiedoissamme
Voimme ajoittain tehdä muutoksia tähän informaatiotekstiin. Uusin versio on aina saatavilla internetsivuillamme. Kun laajempia päivityksiä tehdään (kuten muutokset henkilötietojen käsittelyn perusteista, mitä henkilötietoja sinusta käsittelemme), lähetämme tietosuojaselosteen uusitun version suoraan sinulle meille ilmoittamaasi sähköpostiosoitteeseen.
Miten voit olla yhteydessä meihin?
Academic Work Finland Oy (Y-tunnus: 2756351-6) on henkilötietojesi käsittelyssä rekisterinpitäjä. Seuraamme soveltuvaa eurooppalaista ja suomalaista tietosuojalainsäädäntöä ja meillä on sitoutunut tietosuojatiimi, joka työskentelee aktiivisesti tietosuojakysymysten kanssa varmistaakseen, että käsittelemme tietojasi vastuullisella ja turvallisella tavalla. Kansalliset Tietosuoja-asiantuntijamme vastaavat mielellään kysymyksiisi ja voit aina ottaa yhteyttä osoitteeseen privacy@academicwork.fi. Tämän tietosuojaselosteen pääperiaatteet ja velvoitteet koskevat kaikkia Academic Work Groupin yrityksiä.
Academic Work Finland Oy
Keilaranta 4
02150 Espoo
Puhelin: +358 10 680 5600
Suora yhteys tietosuojavastaavaamme: DPO@academicwork.se