Office Coordinator, Helsinki

Tehtävänkuvaus

Office Coordinaatorina vastaat toimiston asiakaspalvelusta sekä kokous- ja tapahtumajärjestelyistä varmistaen, että toimiston arki on sujuvaa. Vastaat myös muista hallinnollisista tehtävistä ja käytät osan ajasta toimien muun ryhmän tukena vaativissa suorahakuprosesseissa. Vastuullesi kuuluu viestintää, tietojärjestelmien ylläpitoa ja erilaisia sisäisiin kehitysprojekteihin liittyviä tehtäviä. Tehtävässä pääset myös koordinoimaan markkinointia, sekä luomaan ja kehittämään oma-aloitteisesti tähän liittyviä materiaaleja. Rooli on hyvin monipuolinen ja tarjoaa kehitysmahdollisuuksia valittavan henkilön vahvuuksien ja kiinnostuksen kohteiden mukaan.

Toivomme sinulta kokemusta samantapaisista tehtävistä. Olet vahvasti asiakaspalveluhenkinen ja omaat itsenäisen tavan työskennellä. Sinulla on sujuva suomen ja englannin kielen taito, sekä ruotsin ja muun kielen taito on eduksi. Toimit luontevasti korkean profiilin asiakaspalvelutilanteissa ja viihdyt monipuolisessa työssä. Olet halukas oppimaan toimialaa ja kasvamaan tehtävän mukana.

Tarjoamme

• Monipuolisen roolin, jossa pääset kasvamaan ja kehittämään omaa osaamistasi
• Mahdollisuuden oppia uutta ja tutustua Suomen yritysmaailmaan
• Mukavan ja kokeneen tiimin tuen

Työtehtävät

• Toimiston asiakaspalvelu ja päivittäisen arjen sujuvuuden varmistaminen
• Kokous- ja tapahtumajärjestelyt sekä niihin liittyvät käytännön järjestelyt
• Erilaiset hallinnolliset ja juoksevat toimistotehtävät
• Tiimin tukeminen erilaisissa projekteissa ja rekrytointiprosesseissa
• Raporttien ja materiaalien valmistelu suomeksi ja englanniksi
• Asiakastietojen ja rekisterien ajan tasalla pitäminen
• Osallistuminen sisäisiin kehitys- ja organisointitehtäviin
• Markkinointiin liittyvien tehtävien koordinointi ja materiaalien päivittäminen

Etsimme

• Soveltuva korkeakoulututkinto tai vastaava koulutus
• Aiempaa kokemusta toimisto-, hallinnollisista tai muista organisointia vaativista tehtävistä
• Sujuva kirjallinen ja suullinen suomen ja englannin kielen taito, sekä valmius laatia raportteja molemmilla kielillä
• Vahvat tietotekniset taidot (Word, PowerPoint, PowerBI)
• Kyky omaksua uusia järjestelmiä (ERP, CRM)

Eduksi katsomme aiemman kokemuksen CRM-järjestelmistä ja muun kielitaidon, esimerkiksi ruotsin.

Menestyäksesi roolissa olet:

• Rohkea, oma-aloitteinen ja palveluhenkinen
• Vastuullinen ja järjestelmällinen tekijä
• Vuorovaikutustilanteissa luonteva ja rohkea
• Taitava priorisoimaan, organisoimaan ja työskentelemään itsenäisesti

Rekrytointiprosessimme

Academic Work hoitaa tätä hakua asiakkaansa puolesta, jonka toiveena on kaikkien tehtävää koskevien kysymysten osoittaminen Academic Workille.

Hakijoita haastatellaan jatkuvasti ja mikäli olemme edenneet jo rekrytointiprosessissa pidemmälle, saatamme sulkea haun ennen lopullisia valintoja. Valintaprosessiin sisältyvät luonteenpiirteitä sekä kognitiivista kykyä mittaavat testit. Testit toimivat työkaluina oikean tekijän löytämiseksi tehtävään sekä takaavat tasa-arvoisen ja oikeudenmukaisen arvioinnin.