Toimistoassistentti, Hyvinkää

Tehtävänkuvaus

Toimistoassistenttina päivittäinen työsi koostuu muun muassa johtoryhmän aikataulujen koordinoinnista, matkajärjestelyistä ja ostolaskujen käsittelystä. Toimit tärkeänä linkkinä matkavarauksissa ja kalenterinhallinnassa – varaat esimerkiksi lentoja ja majoituksia Egencia-palvelun kautta sekä huolehdit siitä, että kaikki yksityiskohdat ovat kunnossa. Hoidat myös matkalaskuja, joten tarkkuus ja järjestelmällisyys ovat tehtävässä keskeisiä. Lisäksi osallistut ostolaskujen tarkastamiseen ja tiliöintiin, joten aiempi kokemus taloushallinnon tehtävistä on hyödyksi.

Toivomme, että olet rohkea ja sosiaalisesti taitava tekijä, joka uskaltaa tarttua tehtäviin oma-aloitteisesti. Tehtävässä pärjää henkilö, joka ei säikähdä kiirettä tai monia päällekkäisiä tehtäviä– paineensietokyky on siis osa arkipäivää. Huumorintaju, reipas asenne ja aito kiinnostus muiden auttamiseen tekevät sinusta erinomaisen lisän tiimiin.

Tarjoamme

• Monipuolisen ja vastuullisen roolin osana energistä tiimiä
• Mahdollisuuden kehittyä ja oppia uutta kansainvälisessä työympäristössä
• Mahdollisuuden vaikuttaa omaan työpäivään ja tehdä siitä omannäköisesi

Työtehtävät

• Johtoryhmän avustaminen arjen hallinnassa
• Ostolaskujen käsittely ja tiliöinti
• Matkalaskujen laatiminen
• Kalenterinhallinta ja ajanvarausten koordinointi
• Matkajärjestelyt Egencian kautta
• Muut toimistotehtävät

Etsimme

• Sinulla on aiempaa kokemusta kalenterinhallinnasta, matkajärjestelyistä (esim. Egencian kanssa) sekä ostolaskujen käsittelystä ja matkalaskuista
• Kykyä hallita useita tehtäviä rinnakkain ja pitää langat käsissään myös kiireen keskellä
• Oma-aloitteisuutta ja kykyä oppia nopeasti
• Kommunikoit sujuvasti englanniksi – suomen kielen taito on eduksi

Menestyäksesi roolissa olet:

• Sosiaalinen ja energinen
• Järjestelmällinen ja tarkka
• Aktiivinen ja oma-aloitteinen

Muuta tietoa:

• Aloitus: Elokuu 2025
• Kesto: Määräaikainen työsuhde vuoden 2025 loppuun saakka
• Sijainti: Hyvinkää, toimistolla käyntiä edellytetään kolme kertaa viikossa

Rekrytointiprosessimme

Academic Work hoitaa tätä hakua asiakkaansa puolesta, jonka toiveena on kaikkien tehtävää koskevien kysymysten osoittaminen Academic Workille.

Hakijoita haastatellaan jatkuvasti ja mikäli olemme edenneet jo rekrytointiprosessissa pidemmälle, saatamme sulkea haun ennen lopullisia valintoja. Valintaprosessiin sisältyvät luonteenpiirteitä sekä kognitiivista kykyä mittaavat testit. Testit toimivat työkaluina oikean tekijän löytämiseksi tehtävään sekä takaavat tasa-arvoisen ja oikeudenmukaisen arvioinnin.